Brevo : le CRM que nous installons chez nos clients et pourquoi il vous appartient

Brevo, c’est quoi exactement

Le CRM que nous installons chez nos clients s’appelle Brevo. C’est un outil français, né comme une plateforme d’envoi de newsletters et de tunnels de messages, qui a intégré au fil des années des fonctions de gestion de contacts. Son cœur de métier reste l’emailing : c’est précisément ce qu’on lui demande.

Il est gratuit dans la version que nous utilisons. Cette version permet d’envoyer jusqu’à 300 destinataires par jour. Si votre base atteint 600 contacts, on découpe l’envoi en deux fois : la newsletter part sur deux jours, et personne ne voit la différence. Jusqu’ici, aucun de nos conseillers n’a eu besoin de passer à une formule payante.

Premier point, et c’est le plus important : cet outil vous appartient

Le compte Brevo est créé à partir d’une adresse email rattachée à votre nom de domaine, celle que nous avons configurée en même temps que votre site. Cette adresse est hébergée sur votre hébergement, auquel vous avez accès.

Ce détail change tout. Le site vous appartient parce que vous êtes propriétaire du domaine et de l’hébergement. Le CRM vous appartient parce qu’il est rattaché à un email dont vous êtes propriétaire. Vous pouvez récupérer vos identifiants Brevo vous-même en vous connectant à votre messagerie — et si vous préférez me les demander, je vous les transmets.

Concrètement : si dans quatre ans vous arrêtez votre abonnement et que vous ne donnez plus de nouvelles, vous restez entièrement propriétaire de vos outils et de votre base de contacts. Et sans attendre cette échéance, vous avez accès à tout, tout le temps.

Ce que contient votre base de contacts

Un CRM sert d’abord à stocker des contacts avec ce qu’on appelle des attributs : nom, prénom, téléphone, email, et surtout la typologie de la relation.

• Vendeur — un mandat rentré, une vente signée
• Acquéreur — un acheteur accompagné jusqu’à l’acte
• Estimation — un avis de valeur réalisé, converti ou non
• Visite — une visite organisée, convertie ou non
• Professionnel — notaire, artisan, diagnostiqueur, courtier, commerçant du secteur
• Apporteur d’affaires — votre réseau de recommandation

À cela s’ajoutent deux informations que nous renseignons systématiquement : la case de consentement, horodatée pour correspondre à la législation, et la date du dernier contact commercial. C’est ce qui permet de prouver, en cas de contrôle, que votre prospection est propre.

Newsletter ou message ponctuel : où passe la frontière

Tous vos contacts ne reçoivent pas la même chose, et ce n’est pas une question de tri commercial : c’est le RGPD qui trace la ligne.

Pour la seconde colonne, le principe est simple : on envoie quelque chose d’utile, une ou deux fois par an. Un livre blanc sur l’évolution des prix du secteur, un récapitulatif annuel des ventes réelles issues des DVF. Les destinataires qui le souhaitent s’inscrivent alors à la newsletter d’eux-mêmes, ou prennent rendez-vous avec vous. Ils entrent dans la première colonne par leur propre décision.

Les formulaires de votre site alimentent la base tout seuls

Le CRM sert aussi à créer les formulaires que nous intégrons sur votre site. Chaque page de conversion en utilise un : « Découvrez le programme apporteur d’affaires », « Demander une estimation », « Rejoindre mon équipe ».

Quand quelqu’un remplit l’un de ces formulaires, trois choses se produisent au même moment :

• le contact est enregistré dans une liste dédiée du CRM, avec son consentement horodaté
• vous recevez ses coordonnées par email
• la personne reçoit un récapitulatif de sa demande, avec un lien pour prendre rendez-vous avec vous

Résultat : vous n’avez rien à recopier, et le prospect n’attend pas votre rappel pour avoir un premier signe de vie.

Comment on alimente la base sans que vous ayez à entrer dans le CRM

C’est le point qui rassure la plupart des conseillers : vous n’avez pas besoin de vous connecter à Brevo.

Nous vous fournissons un fichier collaboratif en ligne, un Google Sheet. Vous le remplissez au fil de l’eau depuis votre téléphone ou votre ordinateur, j’y ai accès de mon côté. Chaque mois, avant l’envoi de la newsletter, j’importe ce fichier dans le CRM et votre base est à jour.

Ce qu’on vous demande d’y mettre

Vos vendeurs, vos acquéreurs, vos estimations, vos visites et vos professionnels. Vos apporteurs d’affaires, en revanche, sont souvent exportables directement depuis l’intranet de votre réseau : dans ce cas, envoyez-nous l’export, c’est plus rapide que la saisie.

Chez iad, il n’existe pas aujourd’hui de fonction d’export de votre portefeuille client. Il faut donc en faire une copie manuelle. C’est long — je ne vais pas prétendre le contraire — mais c’est un travail qu’on ne fait qu’une fois, et qui vous donne enfin une vue d’ensemble sur vos vendeurs, vos acquéreurs, vos estimations et vos visites au même endroit.

Par quoi commencer : l’ordre de priorité de saisie

Personne ne reconstitue douze ans de portefeuille en une soirée. On procède par ordre de valeur, du contact le plus solide juridiquement et commercialement au plus fragile.

1. Les vendeursVos mandats et vos ventes, en commençant par l’année en cours.
2. Les acquéreursSur les trois dernières années : c’est la fenêtre confortable côté RGPD.
3. Les professionnelsTous ceux avec qui vous êtes en relation. Ici, l’antériorité peut être plus large.
4. Les apporteurs d’affairesSouvent récupérables en un export depuis votre intranet réseau.
5. Les estimations non convertiesDes prospects, pas des clients. Ils reçoivent des envois ponctuels.
6. Les visites non convertiesMême logique, et généralement un volume plus faible.

Les quatre premières catégories forment votre noyau. Les deux dernières sont un gisement, à traiter quand le noyau est en place.

Une astuce de méthode

J’ai constitué mon propre fichier client de cette façon : je suis repartie de ma facturation. Chaque facture sortante correspondait à un email envoyé, donc à un contact retrouvable. Ça reste long, mais on ne part pas de la page blanche et on n’oublie personne.

Le pipeline commercial : une fonctionnalité, pas une obligation

Brevo comporte une rubrique de pipeline commercial. Vous pouvez y créer des opportunités — un mandat de vente, un mandat de recherche — les faire évoluer dans les étapes de votre tunnel, et vous créer des tâches. Cette partie demande, elle, de se connecter à l’outil.

Soyons honnêtes : je n’ai pas de client qui pilote son portefeuille de prospects vendeurs ou acquéreurs dans Brevo. Il existe des solutions pensées pour l’immobilier, plus adaptées à la gestion et à la synthèse des dossiers clients. La fonctionnalité existe, elle est incluse, elle peut dépanner. Ce n’est simplement pas sur elle qu’on installe une organisation.

Sécurité et confidentialité

Brevo est un outil français : les bases de données sont hébergées et traitées selon le cadre européen. C’est l’une des raisons de ce choix, au-delà de la gratuité.

Le fichier collaboratif, lui, est partagé entre vous et nous. Une seule règle : ne diffusez pas son lien. Pas à vos filleuls, pas à un membre d’équipe de passage, pas dans une conversation de groupe. Un lien de partage qui circule, c’est votre portefeuille relationnel qui circule. Si vous avez une équipe et qu’un accès est nécessaire, on crée un accès dédié plutôt qu’on ne fait suivre un lien.

Ce que ça change vraiment

Un fichier client à jour, ce n’est pas un tableau de plus. C’est une vue globale sur votre portefeuille relationnel, et cette vue libère la créativité commerciale.

Vous avez un trou dans la raquette et besoin de rentrer des mandats ? Vous ouvrez le fichier. Vous voyez qui sont vos professionnels, que vous pouvez rappeler et inviter à votre prochain afterwork. Vous voyez avec qui vous êtes en lien sur les réseaux sociaux, où entretenir la relation — suivre, commenter, féliciter — n’a rien d’un appel commercial. Vous voyez à qui un email reste légitime. Au lieu de décider au ressenti, vous décidez avec votre portefeuille sous les yeux.

L’un de mes clients, aujourd’hui dans le haut du classement national de son réseau en nombre de ventes, a bâti son activité sur un fichier de 600 contacts qu’il reprenait chaque trimestre. Cinq minutes dans le métro, un appel. Une attente avant visite, un appel. Le canal a changé avec la loi, le principe reste : une liste travaillée régulièrement produit du mandat.

C’est exactement ce qu’on construit avec vous. Pas un outil de plus à apprendre : un capital que vous gardez, quoi qu’il arrive ensuite.